Ochrona sygnalistów

1) Zgłoszeń zewnętrznych należy dokonywać w formie ustnej lub pisemnej.

• Zgłoszeń zewnętrznych należy dokonywać w formie pisemnej w postaci papierowej na adres Urzędu Gminy Kutno, ul. Witosa 1, 99-300 Kutno, w zaklejonej kopercie z dopiskiem "Zgłoszenie nieprawidłowości i ochrony sygnalisty" lub innym świadczącym o tym, że zawartość koperty zawiera zgłoszenie nieprawidłowości.
• Zgłoszenia nieprawidłowości można dokonywać również za pośrednictwem dedykowanej aplikacji dostępnej pod linkiem: https://gwkutno.sygnalista.finn.pl, do której dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione.
• Zgłoszenia nieprawidłowości można również dokonać telefonicznie na dedykowany numer telefonu: 782 901 536, w godzinach 7:30 - 15:30. Osoba upoważniona sporządza protokół z rozmowy telefonicznej, stanowiącej zgłoszenie nieprawidłowości.

2) „Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.”[1]

3) Procedura rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego.

• Weryfikacja zgłoszenia odbywa się na zasadzie obiektywności, a informacje uzyskane w tym postępowaniu podlegają weryfikacji.
• Wstępnej weryfikacji należny dokonywać z zachowaniem zasady poszanowania godności pracowników i osób zaangażowanych w dana sprawę o naruszenie.
• Postępowanie wyjaśniające, które nie uprawdopodobniło zgłoszonego naruszenia ulega zakończeniu.
• Każde zgłoszenie podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
• Postępowanie wyjaśniające ma na celu ustalenie czy dane zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy naruszenia prawa dotyczące dziedziny działalności Urzędu Gminy Kutno.
• W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy dziedziny działalności innego organu, przekazuje je niezwłoczne, jednak nie później niż 14 dnia od dnia dokonania zgłoszenie, a w szczególnych przypadkach nie później niż 30 dni do właściwego organu.
• W przypadku potwierdzenia nieprawidłowości zgłoszonej przez Sygnalistę, podejmowane są działania następcze.
• Nie później niż w terminie niż 7 dni od dni przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia
• Sygnalista może wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że podlega ochronie.
• W przypadku zgłoszenia zewnętrznego, które było wcześniej przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez tego samego sygnalistę lub innego, nie zawierające nowych istotnych informacji, dotyczących naruszenia, nie podejmuje się działań następczych. Jednocześnie tym fakcie informuje się sygnalistę. W przypadku jednak kolejnego takiego samego zgłoszenia, pozostawia się je bez rozpoznania, nie informując o tym sygnalistę.
• W terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, w szczególnych przypadkach w terminie do 6 miesięcy, sygnalista otrzymuje informacje zwrotną.
• Urząd Gminy informuje sygnalistę o wyniku postępowania wyjaśniającego.

4) Sygnalista otrzymuje informację zwrotną o przyjęciu zgłoszenia, następnie o rozpoczęciu procedowania zgłoszenia oraz o przekazaniu zgłoszenia do instytucji, która jest właściwa do rozpatrzenia sprawy lub rozpatrzenia sprawy przez zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych.

5)  Dane osobowe zgłaszającego nie mogą zostać upublicznione przez osoby obsługujące zgłoszenie, więc dla wszystkich innych osób tożsamość zgłaszającego pozostanie anonimowa. Jedynie za jego jednoznaczną zgodą mogą zostać ujawnione w toku postępowania.

6) 

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Kutno, ul. Witosa 1, 99-300 Kutno, Regon: 611015744, e-mail: sekretariat@gminakutno.pl jest Wójt Gminy Kutno, z siedzibą: ul. Witosa 1, 99-300 Kutno, tel.: 24 355 70 20, e-mail: sekretariat@gminakutno.pl.
• Z Inspektorem ochrony danych w Urzędzie Gminy Kutno można się skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: iod@gminakutno.pl  lub listownie na powyżej podany adres z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.
• Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych, art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.

• Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych, dostawcy oprogramowania do zgłaszania naruszeń). Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych ( np. kancelaria prawna – jeżeli administrator zdecydował się na zewnętrzne przyjmowanie zgłoszeń). Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych.
• Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. . Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy
• Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
• Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
• Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
• Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
• Pani/Pana dane są poufne i Pani/Pana tożsamość podlega ochronie i nie może zostać ujawniona osobom nieupoważnionym. Dostęp do Pani/Pana danych mają jedynie osoby upoważnione, chyba że wyrazi Pani/Pan zgodę na ujawnienie danych.

7) Działania następcze.

• Po przyjęciu zgłoszenia zostaje ono, w celu rozpatrzenia przekazane do Zespołu ds. rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych, powołanego odrębnym zarządzeniem.
• Zespół określony w ust. 1 podejmuje działania następcze polegające na przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
• Zespół po stwierdzeniu naruszenia prawa określonego w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, podejmuje działania mające na celu wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, których następstwem może być zastosowanie następujących środków: wniesienie oskarżenia, odzyskanie środków finansowych, podjęcie zaniechanych działań lub przywrócenie stanu zgodnego z prawem.

8) „Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

1) odmowie nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych

świadczeń;

7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

14) mobbingu;

15) dyskryminacji;

16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne prze-

widują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na pod-

stawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.”[2]

9) „Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.”[3]

10) Zachęcamy do korzystania z procedur zgłoszeń wewnętrznych podmiotu, gdy naruszeniu można zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu.

11) Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich w Warszawie, Aleja Solidarności 77 00 - 090 Warszawa. Osoby zwracające się po pomoc lub poradę do Rzecznika Praw Obywatelskich mogą skorzystać z bezpłatnej infolinii. Funkcjonuje ona od poniedziałku do piątku pod numerem 800 676 676. Przy telefonie dyżurują prawnicy z Biura RPO.